מאמר אורח שפורסם ב-9 בספטמבר בגיקטיים מתאר תופעה שכל מנהל כספים מכיר: עובדים שמשדרגים לעצמם כלי AI ב-20 או 50 דולר לחודש, בלי רכש ובלי אישור, עד שהסכום הכולל הופך לשורה משמעותית בתקציב. במשרד עורכי דין לאותו מנוי פרטי יש גם צד שני, והוא לא כספי.
מאיפה זה מגיע
את המאמר כתב איתמר ג'ובני, מייסד ומנכ"ל PayEm, חברה לניהול הוצאות מקבוצת ניפנדו, והוא מסומן באתר כתוכן בשיתוף החברה. הטענה המרכזית שלו: פעם רכישת תוכנה ארגונית עברה דרך IT, רכש וכספים. SaaS התחיל לשנות את זה, וכלי ה-AI האיצו את התהליך. היום עובד יכול לרכוש כלי לצוות, להוסיף כלי לסיכום פגישות או לשדרג לרמה בתשלום כמעט בלי חיכוך.
ג'ובני קורא לזה Shadow Spend, הוצאות צל: הוצאה שמפוזרת בין עובדים, צוותים, כרטיסים, ספקים ומנויים, בדרך כלל בכוונה טובה, אבל בלי תמונה ארגונית אחת. לדבריו, מנויים קטנים שמתחדשים אוטומטית אצל עשרות או מאות עובדים יכולים להצטבר למאות אלפי דולרים בשנה. הוא מצטט סקר של Gartner מפברואר 2026, שלפיו 75% ממנהלי הכספים מתכננים להגדיל השנה את תקציבי הטכנולוגיה.
התופעה אינה חדשה. מדד מגמות העבודה של Microsoft מ-2024, שנשען על סקר של 31 אלף עובדי ידע ב-31 שווקים, מצא ש-78% ממשתמשי ה-AI מביאים לעבודה כלים משלהם, מגמה שהדוח כינה BYOAI.
החסימה היא לא הפתרון
המאמר לא ממליץ לחסום רכישות. לדבריו, אם כל כלי של 30 דולר ידרוש טופס ושרשרת אישורים, השליטה תגדל אבל המהירות תיפגע. ההמלצות שלו: לעבור מבקרה בדיעבד, בהתאמה של סוף החודש, לבקרה בזמן אמת שמובנית בתהליך ההוצאה עצמו; להנפיק כרטיס וירטואלי או פיזי ייעודי לכל ספק או מנוי, עם תקציב ותקרה מוגדרים מראש; לקבוע מראש מי רשאי לקנות, כמה ולאיזו מטרה; ולנהל את כלי ה-AI וה-SaaS כתיק, עם בעלים, תקציב ומדד ערך לכל כלי. כדאי לזכור שהפתרון שהוא מתאר הוא בדיוק סוג המוצר שהחברה שלו מוכרת.
הוא מציע גם בדיקה תקופתית: להשוות רישיונות לשימוש בפועל, לזהות שני צוותים שמשלמים בנפרד על אותו כלי, ולבטל מנויים שאיש לא משתמש בהם או שנשארו על שם עובד שעזב.
הצד שמעניין משרדי עורכי דין
בחברה רגילה, מנוי פרטי שעוקף את הרכש הוא בעיקר בעיה תקציבית. במשרד עורכי דין הוא גם ערוץ שבו חומרי לקוח יכולים לצאת מתחום השליטה של המשרד. עורך דין שמעלה טיוטת הסכם או כתב טענות לחשבון פרטי בכלי צרכני עושה זאת בלי הסכם בין המשרד לספק, בלי תיעוד ובלי שהמשרד יודע מה נשמר ולאן.
השאלות שהמאמר מציע למנהלי כספים מתאימות כמעט אחת לאחת לבדיקה שמשרד יכול לעשות בעצמו: כמה כלי AI פועלים בפועל, אילו נרכשו על ידי המשרד ואילו על ידי עורכי דין באופן אישי, ומי אחראי לכל אחד. כרטיס ייעודי לכל ספק נותן תשובה לשאלה הכספית. השאלה מה הועלה לכל כלי דורשת מדיניות שימוש ברורה, וכלים מאושרים שנוחים מספיק כדי שלא יהיה צורך לעקוף אותם. על הפער הכללי בין קצב ההטמעה לבין הממשל, במחקר של Smarsh ו-FTI Consulting, דיווחנו קודם.
עוד בנושא
- 55% מהארגונים מטמיעים AI, רק 26% אומרים שהממשל שלהם עומד בקצב
- האימוץ רץ, הממשל מדשדש: דוח מהונג קונג, הנחיית AI של ה-IRS והצעת חוק AWARE