iManage הרחיבה את עוזר ה-AI שלה, Ask iManage, כך שיענה על שאלות בשפה טבעית מתוך כל מערכת ניהול המסמכים (DMS) של המשרד, ולא רק מתוך קבוצת מסמכים שהמשתמש סימן מראש. כל תשובה מגיעה עם הפניות שמובילות ישירות למסמכים שעליהם היא מבוססת.
מה השתנה
העדכון הוכרז ב-29 בינואר, ופורט בכתבה של Legal IT Insider. עד עכשיו Ask iManage עבד על סט מסמכים שהמשתמש בחר בעצמו. על ההרחבה הקודמת שלו, עם פעולות מודרכות, הרצה על כמה מסמכים וספריית שאלות משותפת, דיווחנו באפריל 2025. מעכשיו אפשר לשאול שאלה על כל פלטפורמת iManage Work ולקבל תשובה מנוסחת, עם ציטוטים לעבודה קודמת שנשמרה במערכת. מנכ"ל iManage, ניל אראוג'ו (Neil Araujo), תיאר את המעבר כקפיצה מניתוח של כמה מסמכים לחיפוש מבוסס AI על פני המאגר כולו.
לפי החברה, התהליך בנוי משלושה שלבים: הבנת השאלה ופירושה, שליפת התוכן הרלוונטי, וניסוח תשובה בשפה טבעית עם הפניות. ההפניות נועדו לאפשר לעורך הדין לבדוק בעצמו את התוכן ואת הרלוונטיות שלו, ולא להסתמך על התשובה כמו שהיא.
לצד החיפוש, מתוך תשובה אפשר להפיק השוואה בין מסמכים וניתוח שינויים (Redline) שמסביר מה השתנה ולמה. ההשוואה עובדת בין שני מסמכים או בין שתי גרסאות של אותו מסמך, ישירות בתוך חלונית Ask iManage.
הרשאות, אבטחה ועלות
לפי iManage, התשובות מבוססות רק על תוכן שלמשתמש יש הרשאת גישה אליו. פול באואר (Paul Bower), מנהל לקוחות גלובלי בחברה, המחיש זאת בדוגמה: עובד ששואל על שכרו של עמית לא יקבל את המידע. ביכולת החדשה נעשה שימוש באינדקס החיפוש הקיים של iManage, ולפי הכתבה היא משיגה חלק ניכר מהיעדים של חיפוש סמנטי.
עבור לקוחות בארצות הברית ש-Work 10 שלהם מתארח במרכז נתונים אמריקאי, עיבוד ה-AI נעשה בשירותי Microsoft Azure OpenAI בתוך הסביבה (Tenant) של הלקוח. החברה מציינת את השותפות עם Microsoft ואת האבטחה של Azure, ואומרת שהיא בוחרת מודלים בזהירות לנוכח הקצב שבו הם משתנים.
הגרסה המעודכנת זמינה לכל המנויים של Ask iManage ללא עלות נוספת, ומנויים חדשים מקבלים אותה כברירת מחדל. Ask iManage הושק ב-2024 ומוצג כעוזר AI מובנה ב-Work 10, שלטענת החברה אפשר להפעיל תוך כשעה.
למה זה חשוב למשרדים
ה-DMS הוא המקום שבו יושב רוב הידע המצטבר של משרד עורכי דין: חוזים קודמים, חוות דעת, טיוטות וגרסאות. הקושי לא היה אף פעם באחסון אלא באחזור, ובמיוחד כשמחפשים לפי שאלה ולא לפי מילת מפתח או שם תיק. לפי הכתבה, לקוחות מתוכנית Wayfinder של החברה היו מעורבים בפיתוח, ו-iManage תמשיך לשפר את המוצר יחד איתם.
אליין ביינוונו (Elaine Bienvenu), מנהלת מערכות המידע במשרד Jones Walker, אמרה שהיכולת מאפשרת לעורכי הדין להתחיל משאלה במקום לנבור בתוצאות חיפוש. כריסטופר דה ואס (Christopher de Waas) מ-Rio Tinto תיאר את העדכון כצעד חיובי מאוד בתהליך המודרניזציה של הפלטפורמה.
הסוגיה שכדאי לעקוב אחריה היא איכות ההרשאות במשרד עצמו. מערכת שעונה רק לפי הרשאות קיימות תהיה מדויקת בדיוק כמו ההרשאות שהוגדרו, ומשרדים שבהם תיקים רגישים לא הוגדרו כראוי עלולים לגלות זאת דרך שאלה פשוטה בשפה טבעית.